Open loops au travail : comprendre et réduire la charge mentale des équipes
Dans un article récemment publié dans le journal L’Avenir, j’ai eu l’opportunité de partager mon analyse sur un phénomène très présent dans les organisations mais encore peu identifié : les open loops. Ces « boucles ouvertes » désignent toutes les situations commencées mais non clôturées qui continuent d’occuper notre esprit.
- Un e-mail envoyé mais resté sans réponse.
- Une décision en attente.
- Une mission mal définie.
- Un dossier suspendu à une validation.
Ces situations « anodines », contribuent fortement à la charge mentale au travail.
Open loops au travail : comprendre et réduire la charge mentale des équipes
Dans un article récemment publié dans le journal L’Avenir, j’ai eu l’opportunité de partager mon analyse sur un phénomène très présent dans les organisations mais encore peu identifié : les open loops. Ces « boucles ouvertes » désignent toutes les situations commencées mais non clôturées qui continuent d’occuper notre esprit.
- Un e-mail envoyé mais resté sans réponse.
- Une décision en attente.
- Une mission mal définie.
- Un dossier suspendu à une validation.
Ces situations « anodines », contribuent fortement à la charge mentale au travail.
Qu’est-ce qu’un open loop au travail ?
Les open loops sont toutes les situations inachevées qui restent actives dans notre esprit et mobilisent de l’attention en arrière-plan. Dans les organisations, elles prennent souvent des formes très concrètes :
- un dossier envoyé pour validation mais sans retour,
- une mission floue dont les attentes ne sont pas clairement définies
- une décision stratégique qui tarde à être prise,
- une responsabilité mal clarifiée entre plusieurs services.
Ces boucles ouvertes occupent l’esprit, parfois pendant plusieurs jours, semaines, mois,…
Pourquoi les open loops épuisent les équipes
Contrairement à ce que l’on pense souvent, la fatigue au travail ne provient pas uniquement de la quantité de travail. Elle provient aussi de la quantité d’incertitude. Chaque open loop représente une question non résolue avec une incidence majeure sur les risques psychosociaux tels que décrit par le SPF :
- Est-ce que je peux avancer ?
- Est-ce que cette décision est validée ?
- Est-ce que je suis responsable de cette mission ?
Lorsque ces questions s’accumulent, elles consomment de l’énergie mentale. C’est pourquoi j’explique souvent en entreprise :
Tout ce qui est flou a une probabilité relativement élevée de générer des open loops, donc d’augmenter la charge mentale.
Les causes organisationnelles des open loops
Dans les entreprises, les open loops ne sont pas seulement un problème d’organisation individuelle. Elles apparaissent souvent lorsque certaines dimensions de l’organisation ne sont pas suffisamment clarifiées :
- les responsabilités,
- les objectifs,
- les délais,
- les processus de décision,
- les validations.
Lorsque ces éléments restent implicites, les équipes passent beaucoup d’énergie à interpréter la situation plutôt qu’à agir.
Comment réduire les open loops en organisation
Réduire les open loops ne consiste pas simplement à mieux gérer son agenda. C’est avant tout un enjeu de clarté organisationnelle. Plusieurs leviers permettent de limiter leur apparition :
Clarifier les responsabilités
Chaque mission doit avoir un responsable clairement identifié.
Expliciter les décisions
Les décisions doivent être formalisées et communiquées.
Définir des objectifs précis
Des objectifs clairs réduisent les zones d’incertitude.
Structurer les processus de validation
Les équipes doivent savoir qui valide quoi et dans quels délais.
Enjeu clé pour performance et bien-être au travail
Fermer les open loops est un levier puissant pour améliorer :
- la performance collective,
- la fluidité du travail
- et le bien-être au travail des équipes.
Lorsque les responsabilités sont claires et les décisions explicites, l’énergie mentale peut être réinvestie là où elle crée le plus de valeur : dans l’action et la coopération.
C’est précisément l’un des objectifs des accompagnements que je mène avec Happy Corporate : aider les organisations à construire des environnements de travail respectueux du bien-être au travail et donc performants au long terme.
